Mit der Digitalisierung werden Geschäftswelt und Arbeitsabläufe immer stärker vernetzt. Die Anforderungen an die Verfügbarkeit von Daten wachsen, gleichzeitig ist Effizienz gefragt. Moderne Personalverwaltungssoftware trägt dem Rechnung. Mit dem Ziel, alle Prozesse transparent in einem System abbilden zu können und das Unternehmen weiter zu modernisieren.

Nach der Umstellung auf ein softwaregestütztes Entgelt- und Zeitmanagement geht Mey nun den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung

Das Familienunternehmen Mey mit Hauptsitz in Albstadt blickt auf eine 90-jährige Tradition zurück. Als eine der führenden Marken für hochwertige Damen- und Herrenwäsche in Europa produziert Mey überwiegend in den eigenen Werken in Deutschland, Portugal und Ungarn. Rund 1000 Mitarbeiter arbeiten hier an Design, Herstellung und Vertrieb der Produkte.

Anfang der 2000er Jahre wurde die Software der Personalabteilung an neue Anforderungen angepasst. Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft stammten noch von zwei verschiedenen Anbietern und waren in die Jahre gekommen. Gerade die Lohnwirtschaft stellte das Unternehmen vor Herausforderungen, da das Programm eingekauft worden war und kein Support zur Verfügung stand. Mit der Euro-Einführung war das Customizing nicht mehr zu bewältigen.

Die neuen Lösungen sollten nicht nur gesetzliche Konformität gewährleisten, sondern beide aus einer Hand stammen, um Kompatibilität sicherzustellen. Zudem war hohe Anwenderfreundlichkeit ein Wunsch von Mey. Die Wahl fiel daher schließlich auf den HR-Spezialisten VEDA. Dessen Entgelt-Software ist bei Mey seit 2002 im Einsatz, die Zeitwirtschaft kam im Folgejahr dazu. Die Bodywear- und Lifestylemarke geht nun noch einen Schritt weiter in Richtung New Work: Aktuell wird die Suite VEDA Horizon implementiert. Eine Testgruppe hat sie im Unternehmen in Betrieb genommen.

Einführung im laufenden Betrieb

Die Einführung der HR-Software für Entgelt und Zeitmanagement gestaltete sich als komplexer Prozess, in dem umfangreiche Parametrierungen vorgenommen wurden. Die Software muss bei Mey verschiedene Arbeitszeitmodelle und Lohnarten wie Stunden-, Akkordlohn und normale Gehälter abbilden können. Auch die Besonderheiten des Schichtbetriebs müssen berücksichtig werden.

Die Einführung der Lösung wurde innerhalb von einer Woche bei laufendem Betrieb eingerichtet. Trotz dieser Herausforderung verlief das Rollout reibungslos und ohne Probleme. Die Mitarbeiter wurden eine Woche lang extern geschult, um das neue System voll nutzen zu können. Daneben gab es Themen unabhängige individuelle Schulungen bei Bedarf.

Fünf Mitarbeiter nutzen das System heute

In Summe sind die Mitarbeiter der Personalabteilung mit der Software und dem Support zufrieden. Anfragen an VEDA werden auf den Anrufbeantworter gesprochen oder als Ticket eingestellt und in der Regel in weniger als einer Stunde beantwortet. Auch Anregungen, wie man Funktionen praxisorientierter abbilden kann, werden berücksichtigt.

Sowohl die Lohn-, als auch die Zeitwirtschaftssoftware werden als zeitgemäß empfunden: Berichte können leicht per Knopfdruck erstellt werden, außerdem sind Simulationen möglich, ohne in die Echtdaten eingreifen zu müssen. So können beispielsweise Szenarien durchgespielt werden, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeit reduzieren und das angepasste Gehalt berechnen wollen. Viele Funktionen können die Mitarbeiter zudem selbst ausführen. Das schafft Unabhängigkeit von und Entlastung für die hauseigene IT. Außerdem sind Auswertungen etwa zu Gehaltsstruktur und Krankenständen leicht aufrufbar. Die Daten aus der Zeitwirtschaft werden automatisch in die Lohnwirtschaft übernommen.

Mit Horizon in die Zukunft

Mit VEDA Horizon geht Mey den nächsten Schritt in Richtung digitale Zukunft. Die Suite bietet umfangreiche Funktionalitäten, um Agilität und Handlungsfähigkeit zu verbessern. Mitarbeiter können Zeitkonten anschauen, Gehälter und ihre Historien anzeigen lassen oder einen Urlaubsantragsworkflow nutzen. Anträge werden von diesem automatisch in den Kalender der Zeitwirtschaft geteilt.

Der Personalbereich von Mey hatte bis heute noch keine Systemlösung. „Eine solche bringt viele Vorteile. Für unsere Mitarbeiter und Führungskräfte schaffen wir eine deutlich größere Transparenz und der Personalbereich wird durch Self-Service Funktionen entlastet. Prozesse können heute nicht einfach mehr auf Zuruf stattfinden - sie müssen in einem System abgebildet und dokumentiert werden, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.“, sagt Kerstin Ressel, Personalleitung von Mey.

Das Unternehmen hat VEDA Horizon im Sommer 2017 eingeführt. Die Organisationsstruktur ist eingerichtet und aktuell befindet sich die Software in der Testphase.

Mit der neuen Software stellt Mey sich in Sachen Personalarbeit noch moderner und zeitgemäßer auf. Sie bildet alle Aspekte der Personalentwicklung ab.

von Nadja Müller