Die Firma Mey ersetzte die selbst entwickelte mobile Auftragserfassung durch die Lösung Comeleo, um alle Außendienstaktivitäten zentral in einem digitalen System mit Anbindung zur Warenwirtschaft zu organisieren und sich damit zukunftsfähig aufzustellen.

Ein Anwenderbericht

Die Firma Mey setzte in der Vergangenheit in Sachen mobile Auftragserfassung auf eine selbst entwickelte Notebook-Lösung auf Basis von Visual RPG. Neben der strikt getrennten Erfassung von Damen- und Herrenartikeln, gab es bei der Erfassung und Bearbeitung der Werbemittel mehrere Medienbrüche.

Marketingaktionen mit Warenträgern unter Berücksichtigung bestimmter Artikel und Mindest-mengen, wurden durch zusätzliche Formulare abgewickelt, die die rund 30 Handelsvertreter getrennt von der Auftragserfassung ausfüllten und dem Vertriebsinnendienst als Ausdruck weitergaben. Um Betreuung und Weiterentwicklung der Anwendung langfristig aufzustellen, suchte Mey nach einer modernen und zukunftssicheren Lösung.

Für die Nutzer sollte eine weiterhin benutzerfreundliche und komfortabel bedienbare Anwendung gefunden werden. Ziel war es, die Funktionalitäten der bisherigen Anwendung zu erhalten sowie alle weiteren Anforderungen und Spezifika von Mey abzubilden. Zudem sollte die neue Lösung auf moderner Technologie basieren.

Auf die bestehenden Prozesse des Vertriebsinnendiensts sollte die neue Lösung möglichst geringen Einfluss haben. Für das Marketingteam wurde eine deutliche Effizienzsteigerung angestrebt.

Diese Aufgabenstellung löste CompData mit Comeleo. Neben den bisherigen Funktionen werden bei Mey heute alle Ansprüche des Außendiensts in der Business-App als zentrales papierloses System vereint.

„Branchenkenntnis und das Verständnis für unsere Anforderungen haben uns genauso überzeugt wie die Professionalität, mit der CompData an das Projekt heranging“, erläutert Christian Knobel, Leiter IT- Projekte und Prozesse der Firma Mey, die Entscheidung für CompData. Auch die Möglichkeit, mit den bestehenden Note books und iPads weiterarbeiten zu können, war ein wichtiges Kriterium.

Die Auftragserfassung wird direkt mit der Warenwirtschaft abgeglichen, sodass neue Kollektionen schnell bestellt und Preise, Farben oder Größen korrekt erfasst werden können. Dabei stellt das System automatisch die Verfügbarkeit der Artikel dar und berücksichtigt Wareneingangstermine zur Anpassung der Bestellungen.

Mittels umfassenden Such- und Filterfunktionen gelangen die Handelsvertreter schnell zu den gewünschten Artikeln, beispielsweise zur Erfassung einer kompletten Serie. Besteht während des Kundengesprächs keine Internetverbindung, können Aufträge auch offline aufgenommen und zu einem späteren Zeitpunkt übermittelt werden.

Bei Mey wurde die Auftragserfassung nach einer Pilotphase sowohl für Sofortaufträge als auch für Vororderaufträge einheitlich für sämtliche Handelsvertreter im In- und Ausland eingeführt. Jeder Vertreter kann entscheiden, ob er in der App (iOS-Version) oder mit dem Windows-Notebook arbeitet, da eine Lizenz nicht auf ein Gerät, sondern auf einen Benutzer beschränkt ist und je nach Verkaufssituation eingesetzt werden kann.

Zusätzlich zu den Funktionen der klassischen Auftragserfassung wird mit Comeleo auch das offlinefähige Informationssystem abgedeckt. Zur Präsentation der Kollektionen und Kataloge sind iPads im Einsatz. Abrufbar sind zudem vielfältige Daten wie Kundendetails und Ansprechpartner.

Statistikfunktionen mit Verkaufszahlen pro Kunde von Saisonebene bis hin zu Artikeln innerhalb der Saison ergänzen die Lösung. Im Rahmen von Comeleo können beliebige Kennzahlen pro Kunde oder Handelsvertreter angezeigt werden; der Auftragsstatus kann bis auf Artikel- Farb-Ebene verfolgt werden. Über die Zuordnung des Vertretergebiets ist gewähr- leistet, dass jeder Benutzer nur auf die für ihn vorgesehenen Kundendaten zugreifen kann. Ergänzend können Besuchsberichte und Umsatzplanzahlen erfasst und auf Wunsch mit Fotos direkt in Comeleo dokumentiert werden.

Das Potenzial von Comeleo und der Automatisierung wurde auch für die bisher manuelle Erfassung und Verwaltung der Werbemittelaufträge erkannt. Mit Hightex, der modularen ERP-Software für die Textil- und Bekleidungsbranche, konnte die Verwaltung der Marketingartikel digitalisiert, effizient abgebildet und in Comeleo integriert werden. So haben Außendienstler beim Kunden alle Marketinginformationen zur Hand.

Nach definierten Kampagnen werden in der Auftragserfassung ausschließlich gültige Werbemittel dargestellt und Mindestabnahmemengen auf Auftragsebene geprüft. Beim Übertragen des Auftrags werden die Werbemittelaufträge automatisch von den Textilartikeln getrennt und der Marketingabteilung zur Verfügung gestellt.

Mey – Don‘t go with less

Mey ist einer der marktführenden Anbieter für hochwertige Damen- und Herrenwäsche in Europa. Neben dem modernen Design legt das deutsche Familienunternehmen, das bereits 1928 gegründet wurde, größten Wert auf hochwertige Qualität. Über 50 Prozent der gesamten Wertschöpfung von Mey werden in Deutschland erstellt, dadurch lassen sich die hohen qualitativen Anforderungen konsequent umsetzen.