Im schwäbischen Modeunternehmen Marc Cain begann das digitale Zeitalter bereits 2006 mit dem Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement. Seither kamen hier ständig neue Prozesse und Anwendungsbereiche dazu.

IT-Systemingenieur Veit Bausch von Marc Cain:

„Das digitale Dokumentenmanagement mit enaio ist eine wichtige Basis unserer Digitalisierungsstrategie.“

• Jürgen Bort, Account Manager bei Optimal Systems, kennt die Anforderungen der Fashion-Industrie: Von Gerry Weber und dem Strickmodenhersteller Maerz über die Adler Modemärkte bis hin zum Biomode-Pionier Deerberg oder Marc Cain reicht das Einsatzspektrum der Enterprise Content Management (ECM) Lösung enaio, deren Umsetzung er begleitet.

Gerade in der Textilindustrie sind globale Lieferketten die Regel, kurze Innovationszyklen Standard und personalisierte Kundenbeziehungen erfolgskritisch. Das macht intelligentes Informationsmanagement neben der Planung der Geschäftsressourcen (ERP) zu einem zentralen Differenzierungsmerkmal – und damit zu einem der wichtigsten Ansatzpunkte für die Digitalisierung.

Jürgen Bort von Optimal Systems:

„Der Einstieg in das Dokumentenmanagement bei Marc Cain erfolgte zunächst mit Blick auf die späte Archivierung.“ Will sagen, die revisionssichere Ablage von Dokumenten, die das Unternehmen oft noch in Papierform erreichen.

Veit Bausch, der das Projekt auf Seiten von Marc Cain seit Ende 2011 leitet:

„Danach kam die durchgängige Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses dazu.“ Denn mit der Nutzung wuchsen die Wünsche an die Funktionen, die die Lösung erfüllen soll.

 Intelligente Lösung

 Zug um Zug wurde die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung mithilfe der mächtigen enaio Workflow-Engine ausgebaut, die dezentral in Fachabteilungen organisierte Beschaffungsprozesse und Freigaben abbildet, dokumentiert und Teile der Rechnungserfassung automatisiert.

Das Auslesen der Dokumenteninhalte wurde durch Einbindung einer Optical Character Recognition (OCR) Erkennung vereinfacht: Sie erfasst die in einem PDF oder Scan enthaltenen Daten und macht sie für die weitere Verarbeitung verfüg- und suchbar – das reduziert beispielsweise den Aufwand für Stammdatenpflege, die Suche nach Informationen oder die Zahlungsabwicklung.

 Die ECM-Lösung von Optimal Systems deckt die E-Mail-Archivierung mit Lotus Notes und die Office-Integration für rund 200 Clients ab.

Über eine Schnittstelle wird der Datenaustausch mit dem bei Marc Cain eingesetzten ERP-System sowie die Erfassung von Lieferscheinen und Retourenbelegen aus dem Webshop ermöglicht.

Perspektivisch setzt sich Veit Bausch gerade mit dem Thema Vertragsmanagement auseinander:

„Wir archivieren Verträge mit Lieferanten, Händlern und Personal zwar schon von Anfang an. Das Potenzial von enaio ist damit aber noch lange nicht ausgereizt.“

 Noch viel Entwicklung möglich

 Auch in vielen anderen Bereichen sieht Bausch noch werthaltige Chancen: „Die ECM-Lösung ist eine wichtige Basis unserer Digitalisierungsstrategie.“ Dank der Offenheit des Systems für den Abruf von Daten aus verschiedensten Fremdapplikationen setzt Marc Cain deshalb auch im Jahr 15 nach Einführung seiner ECM Lösung konsequent weiter auf enaio: „Es gibt noch einige Anwendungsbereiche, die wir damit voranbringen können. Der Ausbau geht daher auch in Zukunft Schritt für Schritt weiter.“

• Die Strategie, das große Ziel Digitalisierung etappenweise mit steter Begleitung durch den Hersteller zu verfolgen, ist für Marc Cain bisher voll aufgegangen.
• Projekte wie die digitale Rechnungsbearbeitung konnten so nicht nur reibungsfrei umgesetzt werden, sondern genießen auch hohe Akzeptanz und sparen bis heute viel Zeit und Ressourcen.

Digitalisierung ohne Fallstricke

 Für Jürgen Bort von Optimal Systems ist Marc Cain ein gutes Beispiel für eine gut gelingende Digitalisierungsstrategie. „Ich sehe oft, dass ein Unternehmen innerhalb von drei Monaten ‚digitalisiert’ werden soll. In der Zeit kann man zwar eine Lösung installieren – aber es wird unterschätzt, wie viel mehr Zeit das Unternehmen für die Umstellung der Prozesse braucht.“ So entstünden die Hürden und Fallstricke, von denen viele Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung berichten. „Solche Reibungsverluste kann man sich weitgehend ersparen, wenn man sich an eine Roadmap mit Etappenzielen hält, und die gewählte Lösung entsprechend flexibel, modular und skalierbar ist – wie im Fall von Marc Cain und enaio.“