Sich auf das Wesentliche konzentrieren! Das gilt indessen nicht nur für die Empfänger, sondern eben auch für die Absender.

Allein in Deutschland wurden im Jahr 2000 laut Statista bereits 48,3 Mrd. E-Mails versandt. Bis etwa 2007 entwickelte sich das Wachstum nahezu linear, doch von da ab exponentiell. Und so wurde bereits 2013 die 500 Mrd.-versendete E-Mail-Grenze geknackt.

In 2018 dann wurden über 848 Mrd. E-Mails versandt

Nun gibt es unzählige Strategien und Tipps, wie die Informationsflut in den Griff zu bekommen ist. Alle Ratgeber setzen an der Empfangsseite an. Ratgeber für die Verfasser vieler, vieler unsinniger E-Mails gibt es keine?

Die Unsitte der „Kopie an alle, die mir einfallen“

Häufig steckt nach meiner Erfahrung hier der Versuch dahinter, andere mit in die Verantwortung zu nehmen. Im Streitfall könnte man ja vorbringen, die anderen hätten genauso Bescheid gewusst. Aber die eigentlich Frage ist doch, ob die anderen auch tatsächlich verantwortlich sind. Wenn nein, dann bitte auch nicht in Kopie setzen!

Denn derjenige, der sich schlecht informiert fühlt, meldet sich erfahrungsgemäß ganz von alleine. Und dass die E-Mail nicht das Medium ist, alle über alles in Kenntnis zu setzen, ergibt sich aus der logischen Konsequenz, dass die daraus resultierende Flut an E-Mails dann am Ende überhaupt niemand mehr lesen kann. Also sollte zuvor eine Selektion erfolgen, wer denn nun wirklich über einen bestimmten Vorgang Bescheid wissen muss. Im Übrigen existieren ja noch andere Wege, sich gegenseitig effizient und nachhaltig über bestimmte Themen auszutauschen, zum Beispiel im Rahmen eines wöchentlichen Jour fixes.

Kein stumpfes Weiterleiten

E-Mails weiterleiten, obwohl der Adressat bereits in der Ursprungsmail erkennbar im Adressatenfeld stand? Einen wirklichen Sinn kann ich hinter dieser Vorgehensweise nicht erkennen. Liebe Weiterleiter, schaut bitte vorher in das Adressatenfeld, Mails doppelt und dreifach zu erhalten nervt! Und auch beim Weiterleiten überlegen: Braucht der Empfänger die Info wirklich?

Kiss – keep it short and simple

Informationen klar formuliert und vollständig wären eine große Hilfe. Nachfragen blähen Konversationen unnötig auf. Höflichkeitsformen, wie Anrede und Grußformel, schließen nicht aus, sich kurz zu halten und die wesentlichen Aussagen kurz und übersichtlich zu verfassen. Es ist nicht unhöflich, nach der Einleitung „… habe ich zum geplanten Vorgehen folgende Anmerkungen: …“ die dann folgenden Anmerkungen durchzunummerieren. Eine Antwort darauf fällt leichter!

Liebe E-Mailschreiber,

seien Sie sich Ihrer Verantwortung bewusst und denken Sie beim Schreiben und vor dem Versenden Ihrer E-Mails daran, wem Sie warum und wie schreiben. Für die geschundenen E-Mail-Empfänger ein Tipp: Richten Sie in Ihrem E-Mail-Programm Regeln ein, die dafür sorgen, dass E-Mails von zuvor festgelegten Absendern in einem neu von Ihnen dafür angelegten Ordner landen. Der Name des Ordners? Zum Beispiel „nervige Mails“.

Martin Auerbach